Alba Emery
Empresas, pymes y autónomos deberán adaptar sus sistemas de facturación. Te explicamos por dónde empezar.
El Gobierno ha aprobado el Real Decreto 238/2026, que desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales. Aunque la obligación no será efectiva de forma inmediata para todos, la norma ya marca el camino: empresas, pymes y autónomos tendrán que adaptar su forma de emitir, recibir, gestionar y conservar facturas electrónicas en sus operaciones con otros profesionales.
No basta con enviar una factura en PDF para que se considere como “factura electrónica”. Para obtener esta categoría, deberá generarse y gestionarse mediante un sistema preparado para garantizar su trazabilidad, conservación e intercambio.
A continuación, te explicamos qué cambia, a quién afecta y qué conviene empezar a revisar desde ahora para adaptarte con tiempo, sin errores y sin improvisar.
¿Qué es la factura electrónica obligatoria?
La factura electrónica es una factura emitida, transmitida y recibida en un formato digital estructurado. A diferencia de un simple PDF enviado por correo electrónico, debe cumplir unos requisitos técnicos que permitan su tratamiento automático, su trazabilidad y la interoperabilidad entre sistemas.
En la práctica, esto significa que empresas y profesionales deberán poder emitir y recibir facturas electrónicas en formatos admitidos, comunicar determinados estados de la factura y conservar la documentación de forma adecuada. Además, el sistema utilizado deberá cumplir los requisitos técnicos exigidos por la normativa, por lo que no será suficiente con cualquier programa que simplemente genere una factura en formato digital.
Aunque pueda recordar a Verifactu, conviene no confundir ambos conceptos. Verifactu afecta a los requisitos que deben cumplir determinados sistemas informáticos de facturación; la factura electrónica obligatoria, en cambio, regula cómo deben emitirse, recibirse e intercambiarse las facturas entre empresas y profesionales.
El objetivo de la norma es avanzar en la digitalización de las relaciones comerciales entre empresas y profesionales, mejorar el control de los pagos y reducir la morosidad en las operaciones B2B.
¿A quién afecta?
La obligación afecta a empresarios y profesionales en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales. Es decir, se aplica principalmente a las operaciones B2B: facturas emitidas entre empresas, entre autónomos o entre una empresa y un autónomo.
En cambio, no estamos ante una obligación generalizada para todas las operaciones con consumidores particulares. Las facturas emitidas a clientes finales en relaciones B2C quedan fuera del núcleo principal de esta obligación.
Por tanto, si eres autónomo, pyme o sociedad y emites o recibes facturas de otros profesionales o empresas, esta norma te afecta.
¿Cuándo será obligatoria?
El Real Decreto 238/2026 fue publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026 y entró en vigor el 20 de abril de 2026.
Ahora bien, una cosa es que la norma ya esté en vigor y otra distinta es cuándo será exigible, en la práctica, la obligación de emitir y recibir factura electrónica. Para eso todavía falta la orden ministerial que debe desarrollar la solución pública de facturación electrónica. A partir de la entrada en vigor de esa orden empezarán a contar los plazos de adaptación.
El calendario previsto es el siguiente:
- Empresas y profesionales con una facturación anual superior a 8 millones de euros: deberán adaptarse en el plazo de 12 meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial.
- Resto de empresas, pymes y autónomos: tendrán un plazo de 24 meses desde la entrada en vigor de esa misma orden.
Por tanto, a día de hoy no puede fijarse una fecha exacta de obligación efectiva para todos los negocios. Lo que sí sabemos es que el sistema ya está aprobado, que la norma está en vigor desde el 20 de abril de 2026 y que los plazos definitivos empezarán a correr en cuanto se apruebe la orden ministerial pendiente.
¿Qué deben revisar empresas y autónomos?
El primer paso es comprobar si el programa de facturación actual estará preparado para emitir y recibir facturas electrónicas conforme a los nuevos requisitos. No será suficiente con cualquier sistema que genere una factura en formato digital: deberá permitir trabajar con formatos admitidos, conservar la información y facilitar el intercambio entre emisor y receptor.
También será importante revisar cómo se reciben las facturas de proveedores, cómo se archivan, quién las valida internamente y qué procedimiento se seguirá para comunicar el estado de cada factura.
La normativa prevé que la facturación electrónica pueda realizarse mediante plataformas privadas que cumplan los requisitos exigidos o mediante la solución pública de facturación electrónica que gestionará la Agencia Tributaria. La clave será que el sistema utilizado permita la interoperabilidad, es decir, que emisor y receptor puedan comunicarse aunque utilicen plataformas distintas.
Por eso, antes de hacer cambios o contratar una nueva herramienta, conviene analizar si el sistema actual cumple (o podrá cumplir) con los nuevos requisitos. Si no estás seguro de si tu programa de facturación está preparado, en Moya & Emery podemos ayudarte a revisarlo, asesorarte en la adaptación y, si lo necesitas, llevar tu contabilidad con herramientas preparadas para trabajar con factura electrónica.
La pregunta no es solo cuándo será obligatorio, sino si tu sistema estará preparado cuando llegue el momento.
Prepárate ahora, no lo dejes para última hora
La factura electrónica obligatoria no es solo una novedad normativa. Es un cambio en la forma en que empresas, pymes y autónomos van a gestionar sus relaciones comerciales con otros profesionales.
Aunque todavía queda desarrollo técnico pendiente, el marco general ya está definido. Revisar ahora el sistema de facturación permite anticiparse, evitar decisiones precipitadas y preparar la transición de forma ordenada.
En Moya & Emery te ayudamos a dar ese paso con seguridad.
